Niniejszy dokument określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych potencjalnych oraz obecnych partnerów biznesowych (w szczególności uczestników wydarzeń i dostawców) Miejskiego Ośrodka Kultury w Kobyłce im. Jerzego Turka , zwanego dalej Administratorem danych.

I. Definicje

1. Cookies – oznacza dane informatyczne, w szczególności niewielkie pliki tekstowe, zapisywane i przechowywane na urządzeniach za pośrednictwem, których Użytkownik korzysta ze stron internetowych Serwisu.
2. Serwis – oznacza stronę internetową należącą do Administratora.
3. Urządzenie – oznacza elektroniczne urządzenie za pośrednictwem, którego Użytkownik uzyskuje dostęp do Serwisu.
4. Użytkownik – oznacza podmiot, który korzysta z treści i funkcjonalności dostępnych w Serwisach internetowych Administratora lub na rzecz którego zgodnie z Regulaminem i przepisami prawa mogą być świadczone usługi drogą elektroniczną lub z którym zawarta może być Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną.

II. Administrator danych

Miejski Ośrodek Kultury w Kobyłce im. Jerzego Turka

Al. Jana Pawła II 22,

05-230 Kobyłka

III. Podstawa prawna

W procesie przetwarzania danych osobowych Administrator stosuje zasady określone w obowiązujących przepisach prawa, w tym w szczególności w  ustawie z dnia  29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz w Rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (”RODO”).

IV. Cele przetwarzania danych oraz okres ich przechowywania

Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zadań Miejskiego Ośrodka Kultury im. Jerzego Turka w Kobyłce, w szczególności w celu organizacji i prowadzenia działalności kulturalnej, edukacyjnej i społecznej, obsługi uczestników wydarzeń oraz współpracy z kontrahentami, a także w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania serwisu internetowego, a w szczególności w celu:

• zapisów na zajęcia, warsztaty, sekcje i inne formy edukacji kulturalnej (w tym obsługi uczestników oraz komunikacji organizacyjnej),
• organizacji wydarzeń (m.in. koncertów, spektakli, konkursów, wystaw), w tym rejestracji uczestników i obsługi zgłoszeń,
• sprzedaży i dystrybucji biletów (w tym obsługi transakcji, rozliczeń i ewentualnych zwrotów),
• kontaktu osobistego, telefonicznego lub za pośrednictwem poczty elektronicznej w sprawach związanych z działalnością MOK,
• prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących działalności MOK (w tym wysyłki informacji o wydarzeniach, jeśli użytkownik wyraził zgodę lub zamówił takie informacje),
• obsługi współpracy z partnerami, wykonawcami i dostawcami (w tym procesów ofertowych, zamówień, umów oraz rozliczeń),
• rozpatrywania zgłoszeń, skarg, wniosków oraz prowadzenia korespondencji,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia (np. w przypadku stosowania monitoringu wizyjnego – jeżeli jest wdrożony),
• zapewnienia prawidłowego działania serwisu internetowego, w tym jego dostosowania do potrzeb użytkowników,
• tworzenia zestawień, raportów i analiz dotyczących funkcjonalności serwisu internetowego, w tym statystyk korzystania (np. w oparciu o pliki cookies i podobne technologie – zgodnie z ustawieniami użytkownika).

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych celów, w szczególności:

• przez czas trwania zajęć/wydarzenia oraz rozliczenia udziału, a następnie przez okres wynikający z przepisów o archiwizacji i rachunkowości (jeżeli dotyczy),
• w przypadku umów i współpracy z kontrahentami – przez okres obowiązywania umowy oraz rozliczeń, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa i dla celów archiwalnych,
• w przypadku sprzedaży biletów i rozliczeń – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• w przypadku korespondencji i zgłoszeń – przez czas niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres wynikający z przyjętych zasad archiwizacji,
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub utraty przydatności danych dla celu, w jakim zostały zebrane,
• po upływie powyższych okresów – wyłącznie przez czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

V. Zakres i sposób przechowywania danych

Administrator zbiera dane osobowe w związku z realizacją działalności Miejskiego Ośrodka Kultury im. Jerzego Turka w Kobyłce, w szczególności przy zapisach na zajęcia i wydarzenia, sprzedaży biletów, prowadzeniu korespondencji, a także w ramach współpracy z kontrahentami (oferty, zamówienia, umowy, rozliczenia) oraz korzystania z serwisu internetowego.

Administrator może przetwarzać w szczególności: imię i nazwisko, dane kontaktowe (e-mail, telefon, adres), dane do rozliczeń/faktury (w tym NIP – jeżeli dotyczy), dane dotyczące udziału w zajęciach lub wydarzeniach, dane opiekuna prawnego oraz dziecka (w przypadku zapisów osób małoletnich), dane osób kontaktowych po stronie kontrahentów oraz dane techniczne związane z korzystaniem ze strony (np. adres IP, pliki cookies – zgodnie z ustawieniami użytkownika).

Dane są przechowywane w formie papierowej i/lub elektronicznej w systemach i zbiorach Administratora, z zastosowaniem adekwatnych zabezpieczeń organizacyjnych i technicznych. Podanie danych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do skorzystania z wybranych funkcjonalności (np. zapis, zakup biletu, kontakt, zawarcie lub realizacja umowy).

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom wspierającym Administratora w realizacji usług (np. operatorom płatności, dostawcom systemów sprzedaży biletów/zapisów, dostawcom IT/hostingu, operatorom pocztowym i kurierskim) – tylko w zakresie niezbędnym i na podstawie umów, w tym umów powierzenia (jeżeli dotyczy).

W przypadku wyrażenia odrębnej zgody (jeżeli jest wymagana) dane mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji o działalności MOK (np. newslettera) – do czasu wycofania zgody.

VI. Dane zbierane automatycznie

Administrator informuje, że w związku z korzystaniem ze strony internetowej Miejskiego Ośrodka Kultury im. Jerzego Turka w Kobyłce mogą być zbierane również dane w sposób automatyczny. Dane te mogą być pozyskiwane w szczególności za pośrednictwem plików cookies oraz logów systemowych serwisu.

Od momentu połączenia się użytkownika z serwisem w logach systemowych mogą być zapisywane informacje dotyczące m.in. adresu IP, rodzaju urządzenia i przeglądarki, czasu połączenia oraz innych danych eksploatacyjnych związanych z aktywnością użytkownika w serwisie. Dane te są przetwarzane w celach technicznych, w tym w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, bezpieczeństwa oraz tworzenia zbiorczych statystyk dotyczących korzystania z serwisu.

Administrator wykorzystuje pliki cookies w szczególności w celu:

1. konfiguracji i dostosowania serwisu, tj. dopasowania zawartości strony do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania z serwisu (np. zapamiętanie wybranych ustawień),
2. zapewnienia pełnej funkcjonalności serwisu, w tym utrzymania sesji (jeżeli serwis przewiduje logowanie lub funkcje wymagające uwierzytelnienia),
3. zapewnienia bezpieczeństwa i niezawodności serwisu, w tym wykrywania nadużyć,
4. tworzenia statystyk i analiz, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z serwisu, aby ulepszać jego strukturę i zawartość,
5. (jeżeli dotyczy) obsługi funkcji realizowanych przez podmioty zewnętrzne, np. narzędzia płatności/sprzedaży biletów lub osadzane treści, jeżeli są wykorzystywane w serwisie.

Użytkownik może samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies, określając warunki ich przechowywania i uzyskiwania dostępu do urządzenia użytkownika – za pomocą ustawień przeglądarki internetowej. Użytkownik może również w każdej chwili usunąć pliki cookies korzystając z funkcji dostępnych w przeglądarce. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w serwisie.

VII. Prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych

Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, ma prawo żądać od Administratora:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• sprostowania (poprawienia) danych osobowych,
• usunięcia danych osobowych (w przypadkach przewidzianych przepisami),
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (w przypadkach przewidzianych przepisami, w szczególności gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora),
• przeniesienia danych osobowych (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany).

W celu skorzystania z powyższych uprawnień należy skontaktować się z Administratorem (lub Inspektorem Ochrony Danych – jeżeli został wyznaczony) za pomocą poczty elektronicznej: mok@kobylka.pl.

Administrator udziela odpowiedzi na żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca od jego otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne 2 miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań – o czym osoba, której dane dotyczą, zostanie poinformowana.

Należy mieć na uwadze, że realizacja niektórych praw (np. usunięcie danych, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw) może wpływać na możliwość korzystania z określonych usług lub udziału w zajęciach/wydarzeniach, jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne do ich realizacji. Powyższe nie narusza obowiązków Administratora wynikających z przepisów prawa, w szczególności w zakresie przechowywania dokumentacji oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

W przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody (np. w zakresie otrzymywania informacji o działalności MOK w formie newslettera – jeżeli taka usługa jest prowadzona), osoba, która wyraziła zgodę, ma prawo w każdej chwili ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Cofnięcie zgody może nastąpić poprzez skorzystanie z linku rezygnacji (jeżeli jest dostępny w treści wiadomości) albo poprzez przesłanie informacji na adres e-mail: mok@kobylka.pl

VIII. Bezpieczeństwo danych

Administrator oświadcza, że dokłada wszelkich starań, aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, w szczególności poprzez stosowanie adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych. Wszelkie zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa danych osobowych (w tym podejrzenia naruszenia ochrony danych) prosimy kierować na adres poczty elektronicznej: mok@kobylka.pl.

Administrator może powierzać przechowywanie i/lub przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w niniejszej Polityce, wyłącznie podmiotom świadczącym na jego rzecz usługi, w szczególności: usługi hostingu i utrzymania strony internetowej, wsparcia IT, narzędzi komunikacji elektronicznej, a także (jeżeli dotyczy) systemów obsługi zapisów oraz sprzedaży biletów i płatności. Powierzenie przetwarzania odbywa się na podstawie pisemnych umów spełniających wymagania art. 28 RODO.

W zakresie niezbędnym do realizacji zadań Administrator może również udostępniać dane podmiotom uczestniczącym w wykonaniu określonych czynności (np. operatorom pocztowym i kurierskim, operatorom płatności, dostawcom usług technicznych lub organizacyjnych związanych z wydarzeniami), wyłącznie w zakresie koniecznym do prawidłowej realizacji danej usługi lub obowiązku.

IX. Postanowienia końcowe

Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Organem nadzorczym w Polsce jestPrezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności. Zmiany obowiązują od momentu opublikowania zaktualizowanej wersji Polityki Prywatności na stronie internetowej MOK Kobyłka.